Privacy in de digitale documentflow

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is Reware ApS, Ågade 5, 8620 Kjellerup, Denemarken. Privacyverzoeken kunt u via het contactformulier indienen.

We verwerken onder meer contact- en identiteitsgegevens, e-mailadressen, voertuig- en overeenkomstgegevens, informatie over de overdracht en technische aanvraag- en browsergegevens. De informatie komt in principe van de personen die het document invullen of ontstaat tijdens het gebruik van de website.

De gegevens worden gebruikt om de document- en ondertekeningsflow, PDF- en e-maillevering en ondersteuning te bieden en de website veilig te laten werken. Afhankelijk van de verwerking is de grondslag het uitvoeren van gevraagde stappen, het gerechtvaardigde belang bij een veilige werking of uitdrukkelijke toestemming wanneer daarom wordt gevraagd.

Voor hosting, e-maillevering, opslag en technische beveiliging kunnen ingeschakelde dienstverleners toegang krijgen voor zover dat nodig is. We delen gegevens alleen voor het beschreven doel of wanneer een toepasselijke regel dat vereist.

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het betreffende doel. Document- en contactgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra het doel en eventuele onderbouwing niet meer bestaan, tenzij een andere toepasselijke bewaarplicht dat verhindert.

Afhankelijk van de toepasselijke privacyregels kunt u inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en toestemming voor de toekomst intrekken. U kunt ook een klacht indienen bij een bevoegde privacytoezichthouder.

Wij verwerken gegevens die nodig zijn voor het gevraagde document, de ondertekening, levering of support om die stappen uit te voeren. Beveiliging, misbruikpreventie en beperkte cookievrije verkeersmeting berusten op gerechtvaardigde belangen. Optionele productanalyse start alleen met toestemming. Betaal- en boekhoudgegevens worden verwerkt wanneer een betaalde optie wordt gebruikt en wettelijke verplichtingen dat vereisen.

Afhankelijk van de functie verwerken Vercel hosting- en verkeersgegevens, Neon databankgegevens, Resend e-mailleveringen, Discord supportberichten en PostHog EU optionele productanalyse. Bij een betaalde optie verwerkt de in de checkout genoemde betaalprovider betaalgegevens. Als een leverancier buiten de EER verwerkt, gebruiken wij de vereiste doorgiftegrondslagen en waarborgen.

Concepten kunnen lokaal op uw apparaat blijven tot u ze of uw browsergegevens verwijdert. Ruwe sessiegegevens worden in beginsel uiterlijk 30 dagen na aanmaak verwijderd; definitieve documenten en bewijs kunnen langer worden bewaard wanneer dat nodig is voor documentatie of wettelijke plichten. Supportgegevens blijven alleen voor de zaak en gerechtvaardigd bewijs, optionele productanalyse maximaal 12 maanden en betaal- of boekhoudgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Noodzakelijke lokale opslag bewaart formulierconcepten en uw privacykeuze; de keuze blijft maximaal 180 dagen staan. Cookievrije, geaggregeerde verkeersmeting is steeds actief. Optionele PostHog-productanalyse start alleen na uw keuze. Inhoud van formulieren, documenten, contactgegevens, handtekeningen en betalingen wordt niet naar analysetools gestuurd.

Reware ApS, Stripe en Dinero verwerken de factuur- en betaalgegevens die nodig zijn voor betaling, facturering en boekhouding, voor de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen. OSS-gegevens worden tien jaar bewaard vanaf het einde van het transactiejaar; opslag van de ondertekende overeenkomst blijft beperkt tot één jaar.

Wij gebruiken Vercel Web Analytics voor een cookievrije, geaggregeerde meting van bezoeken en bekeken pagina’s.

Er worden geen identificatoren uit formulieren, documenten, contactgegevens, handtekeningen of betalingen naar de analyse gestuurd. Wij maken geen profielen over verschillende websites en geen blijvende profielen over meerdere sessies.

Wij gebruiken deze beperkte meetgegevens uitsluitend om de website te beheren en te optimaliseren op basis van onze gerechtvaardigde belangen. In ons privacybeleid vindt u informatie over uw rechten en hoe u contact met ons kunt opnemen.

Wanneer u het contactformulier verzendt, verwerken wij uw contact-e-mail, categorie, eventuele referentie en bericht om de zaak af te handelen. Het verzoek wordt doorgestuurd naar ons privékanaal voor support bij Discord. Stuur geen handtekeningen, identiteitsdocumenten of volledige kaartgegevens. De gegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor de zaak en gerechtvaardigd bewijs.